電子帳簿保存法についての特記事項

1. 保存するシステムのデータは、帳簿を作成するシステムから連携する帳簿データを変更することなく、そのまま保存する必要があります。
2. 電磁的記録等による保存等が認められる国税関係帳簿は、自己が最初の記録段階から一貫 してコンピュータを使用して作成するものであることから、手書きで作成された国税関係帳簿については、電磁的記録等による保存等は認められません。 なお、国税関係書類については、自己が一貫してコンピュータを使用して作成するもののほか、書面で作成又は受領したものについても、スキャン文書による保存が認められます。
3. 電子帳簿保存法の帳簿のデータ保存の適用に当たっては、システムの運用に際し、電子計算機処理に係る事務手続きを明らかにした書類及び電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続きを明らかにした書類を整備する必要があります。
4. 以下のことを行うため、ハードウェアやデータ量を考慮した閲覧環境を整備する必要があります。

• 検索した結果が速やかにディスプレイやプリンタに出力することができる
• 検索時間を速やかにできる
• 帳簿のデータをディスプレイの画面及び書面に、速やかに出力することができる

5. 帳簿のデータを作成するシステムと検索するシステムは異なっても良いが、その場合、検索に使用する帳簿のデータが、電子帳簿保存法の適用を受けて保存している帳簿のデータと同一のものであることを確認できるような措置を講ずる必要があります。
6. 当該システムに保存された帳簿については、「優良な電子帳簿」の法令要件(機能的要件）を満たした帳簿となります。ただし、電子帳簿保存法第８条第４項の過少申告加算税の軽減措置の適用を受けるためには、適用を受けようとする税目に係る全ての帳簿について当該「優良な電子帳簿」の法令要件を満たして電磁的記録で保存し、かつ同法施行規則第５条第１項の適用を受ける旨の届出書をあらかじめ所轄税務署長等へ提出する必要があります。