メール業務

このセクションでは、メールに関するすべての操作についてご説明します。転送（発送）、開封、スキャン、保管、新規発送など、メールに関するあらゆる対応が可能です。MailMateを通じて、できる限り柔軟にメールを管理いただけます。

手動で転送を依頼する方法

単一のメールの場合

1. ダッシュボードから転送したいメールを選択します。

2. 転送アイコン「✉」をクリックします。

3. 「新しい住所を追加」をクリックします。

4. 転送先住所、受取人名、電話番号を入力し、「保存」をクリックします。

5. 受取人情報と配送方法を選択し、「転送を依頼」をクリックします。

複数のメールの場合

1. ダッシュボード左下の「リストビュー」をクリックします。
2. 転送したいメールをすべて選択します。
3. 転送アイコン「✉」をクリックします。
4. 郵便番号、住所、受取人名、配送方法を入力し、「転送を依頼」をクリックします。

注意事項

海外発送の場合、HSコードおよび申告価格の入力が必要です。
申告内容はお客様の入力情報に基づいて行われます。不正確な内容、禁制品、または申告価格の相違があった場合、通関時に問題が発生する可能性があります。その際の罰則や没収については責任を負いかねますのでご了承ください。

• 国内発送は、JP Post・佐川急便・ヤマト運輸・極東運輸をご利用いただけます。
• 海外発送は、EMSまたはFedExをご利用いただけます。

自動転送の設定方法

1. ダッシュボード左下の「オートメーション」をクリックします。
2. 「毎週」または「毎月」を選択します。
3. 初回発送日を設定します。
4. 転送先住所を選択、または新規追加します。
5. 配送業者を選択します。
6. 「設定を保存」をクリックします。
7. 「自動転送」をオンにします。

注意事項

毎週設定の場合、指定した曜日に自動で発送されます。
毎月設定の場合、指定した日に自動で発送されます。

重要：海外転送は自動化できません

通関手続きの関係上、海外転送は毎回手動での依頼が必要です。複数のメールをまとめて転送する場合は、リストビューをご利用ください。

メールの開封方法

自動開封

自動開封機能をオンにすると、アカウントにアップロードされたすべてのメールが自動的に開封されます。
この機能を有効にするには、以下の手順に従ってください。

1. 「Automations」ボタンをクリックします。
2. 「Automatic mail opening and scanning」の項目で、自動開封機能をオンにします。

手動で開封する場合

自動開封をオフにする手順：

1. ダッシュボード左下の「Automations」をクリック
2. 「自動開封」をオフにする

オフにした場合、「Open it」ボタンから個別に開封依頼が必要です。

廃棄（シュレッド）の依頼方法

1. ダッシュボードから対象のメールを選択します。
2. シュレッドアイコンをクリックします。

不要なメールは、保管料金を避けるため早めの廃棄をおすすめします。
無料保管期間：
- 書類：30日
- 荷物：60日

※シュレッドボタンが表示されない場合は、対象外またはすでに廃棄済みです。

ヒント： 「リスト表示に切り替え」 をクリックし、シュレッドしたい郵便物を複数選択して 「シュレッド」 ボタンをクリックすると、一括でシュレッド依頼ができます。

長期保管の依頼方法

郵便物をシュレッドせず、3か月以上保管をご希望の場合は、長期保管サービス（オフサイト保管） のご利用をおすすめしております。

長期保管サービスの料金は以下のとおりです。

• オフサイト保管（郵便物）： 受領から30日を超えた郵便物は、1通あたり1日 ¥1
• オフサイト保管品の取り出し（郵便物・書類）： 1回あたり ¥100
• オフサイト保管（荷物）： 受領から10日を超えた荷物は、1kgあたり1日 ¥10
• オフサイト保管品の取り出し（荷物）： 1回あたり ¥500

オフサイト保管を依頼する場合は、以下の手順に従ってください。

保管したい郵便物のチェックボックスを選択します。
ダッシュボード右上にある 「オフサイト保管」 アイコン（左から7番目のアイコン）をクリックします。

※注意： 保管中の郵便物を取り出したい場合は、対象の郵便物にコメントを残していただくか、サポートまでご連絡ください。弊社にて取り出し手続きを行います。

デフォルト住所の設定方法

1. 「Settings」→「General」を開きます。
2. 「Default Home Address」に住所を入力します。
3. 「Save Changes」をクリックします。

設定した住所は、転送時に自動で使用されます。
別の住所を使用する場合はチェックを外して入力してください。

メールデータの共有方法

1. メールを開き、「Share Link」アイコンをクリックします。
2. 「Copy and Share」をクリックするとリンクが有効化されコピーされます。

そのリンクを共有すると、アカウント未登録の方でも閲覧可能です。

メールデータのダウンロード方法

1. 「Mail」→「Inbox」から対象メールを選択します。
2. 右上の「Download」アイコンをクリックします。

メールの検索方法

MailMateに届いたメールはPDFとしてメールおよびダッシュボードに保存されます。
請求書番号、宛名、キーワードなどで検索が可能です。

開封数の確認方法

1. 「Settings」をクリック
2. 「Billing」を開く
3. 「Mail Opens Usage」を確認

特定の郵便物のお問い合わせ方法

以下の方法を利用して、特定の郵便物に関するお問い合わせができます。

1. お問合せをしたい郵便物を選択する。
2. 「ご質問等ございましたらMailMateチームにご連絡ください」をクリック。
3. お問合せ内容を入力し、送信する。

メール受信機能のセキュリティ

メール受信は、画像やPDFファイルを添付したメールを送信することで、MailMateの受信トレイに書類を追加できる機能です。

メール受信用アドレスを知っている人であれば、誰でもメールボックスに書類を送信することができます。

メールボックスのセキュリティを強化するため、メール受信セキュリティ機能を有効にすると、MailMateのメール受信用アドレスに送信された書類を、以下のような信頼できる送信者からのみ受け付けることができます。

• メールボックスの所有者や共有メンバーなど、そのメールボックスへのアクセス権を持つユーザー
• ユーザーが承認済み送信者として追加した特定のメールアドレスまたはドメイン

上記以外の送信者からのメールは拒否されます。拒否された場合、送信者に拒否通知が送信されるとともに、メールボックスの所有者にも通知されます。

承認済み送信者の追加、またはDMARC認証の適用を設定できます。

承認済み送信者を追加する

以下の手順で設定できます。

メールボックス設定 → メール受信用アドレス → 承認済み送信者

個別のメールアドレス、またはドメイン全体を追加できます。

DMARC認証の適用

セキュリティをさらに強化するため、組織ごとにメール受信時のDMARC認証を必須にする設定を有効にすることができます。

以下の手順で設定できます。

組織設定 → メール受信時のDMARC認証を必須にする

この設定は、初期設定では無効になっています。有効にすると、承認済み送信者からのメールであっても、DMARC認証に合格する必要があります。DMARC認証に失敗した場合、そのメールは拒否されます。

注意: 正規の送信者であっても、DMARCが設定されていない場合があります。そのため、この設定を有効にすると、そのような送信者からのメールも拒否される可能性があります。DMARC認証を必須にしている場合、DMARCが設定されていない送信者には、「承認済み送信者」の一覧で赤色の「DMARC未設定」タグが表示されます。

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※本ドキュメントは随時更新されます。内容が最新でない場合や不明点がある場合は、MailMateスタッフまでお問い合わせください。